スケジュール管理にGoogleカレンダーを使っている人は多いと思います。無料でこれ以上に使いやすいものは探すほうが難しいですよね。
そのGoogleカレンダーでも解決できなかったのが「予約管理」です。
誰かと打ち合わせをする際に、チャットやメールで空き時間のリストを送って調整し、決まったら各々のカレンダーに登録する・・・とても面倒です。
その面倒な作業を減らしてくれる新機能「予約スケジュール」がGoogleカレンダーに追加されたので、早速レビューしてみました。
Googleカレンダー 予約スケジュール機能について
Googleカレンダーの予約スケジュール機能は、予約管理を行うための機能として今回新たに追加されました。この機能を使うと、以下のことができるようになります。
- 予約ページを作成、共有する
- 他のユーザーが予約できるように、時間枠をブロックして予約用に確保する
- 予約済みの予約枠を Google カレンダーで表示する
従来のGoogleカレンダーにも②の機能（予約枠機能）がありましたが、予約システムとして使うには不十分で、その機能を補う形の新機能となっています。
Googleカレンダー 予約スケジュール機能の使い方
予約スケジュール機能の使い方を簡単に説明します。
まずGoogleカレンダーを開きます。
予約スケジュール（枠）を設定したい日・時間をクリックします。
画面の右上に「予約スケジュール」というメニューがあるのでクリックし、新しい予定スケジュールを作成します。
ここから具体的な予約枠の設定に移ります。
各曜日ごとに「予約枠の時間帯」と「予約枠の長さ」を設定します。予約をいつから受け付けるかの「予約受付期間」なども必要に応じて入力します。
予約の開始日、受付開始日、受付終了時間、1日あたりの予約件数の上限設定など、予約システムとして必要な項目は一通り設定可能です。
写真や場所の設定などの予約内容の詳細を記載したり、ファイルを添付することも可能です。
予約する人が入力する項目の設定を行います。予約システムほどの柔軟な設定はできず、あくまで必要最低限。
予約のリマインダーメールは複数回分登録できます。ここまで入力したら、保存します。
設定した予約スケジュールを編集するには、カレンダー上から「予約ページ」を開きます。
実際に予約する人から見た画面です。
設定した予約枠が次のように表示されるので、予約希望の枠をクリックします。
必要な情報を記載して「予約」ボタンを押すと、予約することができます。
Googleカレンダー 予約スケジュール機能レビュー
予約スケジュール機能を実際に使ってみて感じたメリットやデメリットについて説明します。
予約システムを追加料金なしで利用できる
Google Workspace利用者という前提にはなりますが、予約システムとしてちゃんと使える機能を追加料金なしで利用できるのは大きいです。
STORES予約やRESERVA予約といった無料プランを提供している企業もありますが、わざわざ新しいシステムを導入するのが面倒だと思う人も多いはず。
そういったニーズに上手く合わせてくるあたりは、さすがGoogleだなと思うところです。
スケジュールと予約をまとめて管理できる
Googleカレンダーを常に表示しておけば、仕事の予定と予約を同時に確認することができます。これは他の予約システムにはない強みだと言えるでしょう。
予約システムの機能だけで見ると、使いやすいシステムはたくさんありますが、Googleカレンダーだけで管理する異常にシンプルなものはありません。
予約スケジュールはあくまで個人向けの機能
予約スケジュールで設定した予約枠は、個人のカレンダーと連携しています。なので「お客さんからの予約を複数人で管理する」といった用途には向いていません。
予約が入った時のメールも、Googleカレンダーのアカウント宛に届きます。個人のスケジュール管理を便利にする拡張機能という位置付けなのかもしれません。
予約システムとして足りない機能が多い
予約システムとして最低限のことはできますが、有料で提供している他社システムに比べると、足りていない機能が圧倒的に多いです。
ネット決済もそうですし、リマインド通知先の設定、フォームの詳細なカスタマイズができない点など、予約管理を本格的にするには厳しいです。
あくまでも「予約枠の管理と受付ができて、それをGoogleカレンダーですぐチェックできるもの」程度に考えておいた方が良いでしょう。
Googleカレンダー 予約スケジュール機能の利用条件
予約システムを利用するためには、Google Workspaceの有料プラン（個人向けIndividual以上のプラン）を契約する必要があります。
企業でGoogle Workspaceで利用している方は、以下プランの契約者であれば、予約スケジュール機能を追加料金なしで利用することができます。
| プラン | 料金 |
|---|---|
| Individual | 900円/月 |
| Business Standard | 1,360円/月 |
| Business Plus | 2,040円/月 |
| Enterprise | (企業による) |
月額680円のBusiness Starterプランは対象外なので、注意が必要です。予約システムが必要な場合はBusiness Plus以上のプランに変更しましょう。
Googleカレンダー 予約スケジュール機能まとめ
この記事では、「Googleカレンダーの新機能「予約スケジュール」レビュー。Google Workspaceユーザーは無料で利用可能！」として、次のことを説明しました。
- Googleカレンダー 予約スケジュール機能について
- Googleカレンダー 予約スケジュール機能の使い方
- Googleカレンダー 予約スケジュール機能レビュー
- Googleカレンダー 予約スケジュール機能の利用条件
追加料金なしで使えるというメリットはありますが、決して「有料の予約システムと比べても見劣りしない！」というものではありません。
あくまでも「個人のカレンダーを便利にするための機能」だということ、有料の予約管理システムに比べると足りない機能が多いということは理解しておいた方が良さそうです。
とはいえ、個人事業主の方が使う場合や、企業内での面談調整に使う場合はとても便利に使えるのではないかと思います。僕も実際に1on1で使っていますが、とても便利です。
というわけで、興味がある方はぜひ試してみてください。